17.April.2009
Im Umgang mit elektronischer Post kann es unübersichtlich werden
Der erste Blick am Morgen wandert erfahrungsgemäß über den eigenen Arbeitsplatz. Die Ordner: Sorgfältig in absteigender alphabetischer Reihenfolge sortiert. Der Schreibtisch: Übersichtlich, sauber, aufgeräumt. Das Leben, wie es sein sollte, möchte man meinen. Dann folgt der Blick in den elektronischen Posteingang - und das Unheil nimmt seinen Lauf.
Unordnung entsteht nicht nur um den PC herum, sondern ganz leicht auch darin
Dort erwarten Sie nicht nur wochenlang gesammelte Emails, von denen die Hälfte noch immer auf eine Beantwortung wartet; neben zahlreichen frischen Spammails und Newslettern blitzen hier und dort Nachrichten von Freunden und Familienmitgliedern auf. Damit kommen wir schon zum ersten Fehler, denn Geschäftliches und Privates sollten stets getrennt werden.
Zudem sollten Sie sich Ordner und Unterordner anlegen, in die Ihre Mails je nach Betreff sofort verschoben werden. Benachrichtigungen die zu abgelaufenen geschäftlichen Projekten hören, haben im Posteingang ohnehin nichts verloren, sondern sollten im dazugehörigen Projektordner archiviert werden. Deaktivieren Sie außerdem Ihre automatische Eingangsmeldung - diese wird mit der Zeit nicht nur extrem störend, sondern auch ziemlich ablenkend.
Um den virtuellen Stau schnell und übersichtlich zu aufzulösen, sollten Sie sich an gewisse Regeln halten: Bearbeiten Sie Mails sofort, wenn dies nicht länger als drei Minuten dauert. Alle anderen Mails sollten geblockt bearbeitet werden, so dass nichts vergessen wird. Unerwünschte Mails direkt löschen und nicht darauf warten, dass Sie verfallen. Wenn Sie E-Mails beantworten, achten Sie darauf, dass Sie Ihr Anliegen direkt im ersten Satz kurz und prägnant formulieren, damit es nicht untergeht. Ein eindeutiger “Betreff” hilft auch dem Empfänger dabei, Ihre Mail schnell und richtig einzuordnen. Überlegen Sie auch, ob die Mail die richtige Kommunikationsform für das entsprechende Problem darstellt - viele Dinge lassen sich im kurzen Telefonat besser klären.
Ein stetig wachsender Posteingang wird schnell zur unendlichen Geschichte
Sie merken, dass nicht nur ein unordentlicher Schreibtisch, sondern auch ein zugemüllter und unübersichtlicher Posteingang zum Ärgernis am Arbeitsplatz werden kann. Verwandeln Sie Ihre E-Mails also nicht in eine nicht enden wollende To-Do-Liste, sondern widmen Sie sich diesen mit derselben Aufmerksamkeit und Sorgfalt wie der tatsächlichen Post. Damit vermeiden Sie persönlichen Unmut und schlussendlich auch unzufriedene Kunden.
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11.April.2009
Regelmäßige Pflege sorgt für mehr Übersichtlichkeit und Ordnung
Jeder (Arbeits-)Platz hat ein Herzstück. In den seltensten Fällen jedoch ist dieses Herzstück gleichzeitig die Ablage, obwohl sie der wichtigste Punkt eines jeden Büros sein sollte. Trotzdem fristet sie ein relativ bescheidenes, meist viel zu kurzes, Leben jenseits aller Beachtung. Und wenn sie dann doch einmal in den Mittelpunkt des Geschehens rückt, ist diese Aufmerksamkeit eher negativer Art.
Bleibt die Ablage unbeachtet, sind gelagerte Dokumente praktisch nicht mehr auffindbar
Dann nämlich, wenn die Ablage über lange Zeit gar nicht oder nur wenig genutzt wurde und folgerichtig überhaupt keine Ordnung mehr herrscht. Denn die grundlegende Regel im Umgang mit der Ablage ist die, dass sie regelmäßig und nach Aktualität geführt werden sollte. Verwaist die Ablage und muss dann eilig auf ein bestimmtes Dokument zurückgegriffen werden, ist der Erfolg erfahrungsgemäß eher bescheiden.
Um die größtmögliche Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollte die Ablage zudem thematisch unterteilt werden. Das ermöglicht den schnellen Zugriff auf gesuchte Materialien. Mindestens genauso förderlich wie eine thematische Unterteilung ist die eindeutige und einheitliche Beschriftung dieser Bereiche. Was sich so einfach und selbstverständlich anhört, geht im Büroalltag leider allzu gerne unter.
Geringer Zeitaufwand sorgt für viel Zeitersparnis
Der einfachste Weg, dauerhaft für Ordnung im Papierdschungel zu sorgen ist es, aus der lästigen Ordnerei ein besonderes Ritual zu machen. Nehmen Sie sich täglich fünf Minuten Zeit vor Ihrem Feierabend und widmen sich Ihrer Ablage - sie wird es Ihnen danken. Mit dieser Sorgfalt vermeiden Sie, dass Sie irgendwann vor einem nicht mehr zu überwindenden Dokumentenberg stehen und weder vor noch zurück wissen.
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5.April.2009
Je nach Büroraum sind Sie alleine oder mit Ihren Kollegen zusammen dafür verantwortlich
Arbeitsplätze können so verschieden sein, wie ihre Benutzer es sind. Diese Feststellung zieht sich nicht nur durch diverse Büroräume, sondern durch jede Art von Arbeitsplatz. Über das unterschiedliche Aussehen oder die Gestaltung des eigenen Arbeitsplatzes und die verschiedenen Schreibtischtypen haben wir bereits ausführlich berichtet.
Andere Büroräume, andere Vor- und Nachteile
Der eigene Arbeitsplatz erstreckt sich allerdings nicht nur auf den eigenen Schreibtisch, sondern über das gesamte Büro. Mal ehrlich, in jeder Art von Büro gibt es etwas, das uns stört - seien es die tratschenden Kolleginnen in großen Büroräumen oder die manchmal quälende Stille im Einzelbüro. Natürlich hat jede Büroform auch ihre Vorteile: Störungsfreies Arbeiten und die Möglichkeit, sich so “auszubreiten” wie es einem beliebt, ist in Büros mit mehreren Personen in der Regel nicht garantiert.
Mehrpersonen- oder Großraumbüros eignen sich dagegen besonders für Mitarbeiter mit ähnlichen Aufgabenbereichen und fördern die Kommunikation untereinander. Durch den Dauerlärmpegel ist ungestörtes Arbeiten allerdings schwierig. Auch bietet ein Büro mit mehreren Mitarbeitern ein gewisses Konfliktpotential, was beispielsweise Ordnung und Sauberkeit angeht.
In jedem Büro sollte ein Mindestmaß an Sauberkeit gehalten werden
Im Einzelbüro sind Sie für all dies selbstverständlich allein verantwortlich; in großen Büros müssen oft Kompromisse geschlossen werden. Nehmen Sie Themen wie Sauberkeit und Ordnung also auch hier nicht auf die leichte Schulter, sondern sorgen Sie für klare Regelungen. Ein verdreckter Arbeitsbereich ist schließlich weder für Sie noch für Ihre Mitarbeiter besonders erstrebenswert und förderlich.
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1.April.2009
Archivierte Dokumente sollten immer mit Wegwerfdatum versehen sein
Ein Blick in den Kühlschrank genügt - und Ihnen vergeht vielleicht der Appetit. Bei manchen Lebensmitteln mag es nicht so tragisch sein, wenn das Mindesthaltbarkeitsdatum um ein oder zwei Tage überschritten ist. Bei Milchprodukten sollten Sie dieses Versäumnis tunlichst vermeiden. Wenn Sie das Verfallsdatum vergessen, machen sich nämlich einige Dinge selbständig. Nicht nur in Ihrem Kühlschrank, auch am Arbeitsplatz.
Warten Sie nicht darauf, dass Ihnen alles über den Kopf wächst
Die Visitenkarte des Rechtsanwaltes liegt seit drei Jahren in Ihrer Schreibtischschublade herum, und Sie haben sie nie benutzt. Das ist grundsätzlich ein gutes Zeichen, allerdings sollten Sie auch wissen, wann es an der Zeit ist, sich davon zu trennen. Wenn Sie nämlich alle Dinge zwanghaft sammeln, wachsen Sie Ihnen irgendwann über den Kopf. Damit das nicht passiert, ist es nötig, festzulegen, wann was entsorgt wird. Und zwar schriftlich.
Wenn Dokumente aus aktiven Verzeichnissen ins Archiv wandern, sollten alle mit einem “Verfallsdatum” versehen werden. Legen Sie am besten einen fixen Termin fest, der nicht nur für einen Hefter gilt, sondern für einen Großteil des Archivs. Das hört sich logisch an, wird aber leider in den wenigsten Fällen so gehandhabt. In manchen Archiven stehen mehrere Jahre alte Ordner, während wenige Monate alte Rechungen direkt entsorgt werden. Achten Sie auch darauf, dass sich die Länge des Aufenthalts im Archiv nach der Art des Dokuments richtet. Visitenkarten können logischerweise schneller weggeworfen werden als Rechnungen.
Beim Thema Sauberkeit sollten Sie nicht mit Haltbarkeitsdaten spielen
Als Archiv eignen sich im einfachsten Fall schon Stehregale. Die sind kostengünstig und sehr übersichtlich. So haben Sie immer im Blick, ob Dokumente kurz davor sind, sich selbständig zu machen. Sollten sich an Ihrem Arbeitsplatz hingegen Dinge verselbständigen, die die Sauberkeit gefährden, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
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