5.April.2009
Je nach Büroraum sind Sie alleine oder mit Ihren Kollegen zusammen dafür verantwortlich
Arbeitsplätze können so verschieden sein, wie ihre Benutzer es sind. Diese Feststellung zieht sich nicht nur durch diverse Büroräume, sondern durch jede Art von Arbeitsplatz. Über das unterschiedliche Aussehen oder die Gestaltung des eigenen Arbeitsplatzes und die verschiedenen Schreibtischtypen haben wir bereits ausführlich berichtet.
Andere Büroräume, andere Vor- und Nachteile
Der eigene Arbeitsplatz erstreckt sich allerdings nicht nur auf den eigenen Schreibtisch, sondern über das gesamte Büro. Mal ehrlich, in jeder Art von Büro gibt es etwas, das uns stört - seien es die tratschenden Kolleginnen in großen Büroräumen oder die manchmal quälende Stille im Einzelbüro. Natürlich hat jede Büroform auch ihre Vorteile: Störungsfreies Arbeiten und die Möglichkeit, sich so “auszubreiten” wie es einem beliebt, ist in Büros mit mehreren Personen in der Regel nicht garantiert.
Mehrpersonen- oder Großraumbüros eignen sich dagegen besonders für Mitarbeiter mit ähnlichen Aufgabenbereichen und fördern die Kommunikation untereinander. Durch den Dauerlärmpegel ist ungestörtes Arbeiten allerdings schwierig. Auch bietet ein Büro mit mehreren Mitarbeitern ein gewisses Konfliktpotential, was beispielsweise Ordnung und Sauberkeit angeht.
In jedem Büro sollte ein Mindestmaß an Sauberkeit gehalten werden
Im Einzelbüro sind Sie für all dies selbstverständlich allein verantwortlich; in großen Büros müssen oft Kompromisse geschlossen werden. Nehmen Sie Themen wie Sauberkeit und Ordnung also auch hier nicht auf die leichte Schulter, sondern sorgen Sie für klare Regelungen. Ein verdreckter Arbeitsbereich ist schließlich weder für Sie noch für Ihre Mitarbeiter besonders erstrebenswert und förderlich.
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1.April.2009
Archivierte Dokumente sollten immer mit Wegwerfdatum versehen sein
Ein Blick in den Kühlschrank genügt - und Ihnen vergeht vielleicht der Appetit. Bei manchen Lebensmitteln mag es nicht so tragisch sein, wenn das Mindesthaltbarkeitsdatum um ein oder zwei Tage überschritten ist. Bei Milchprodukten sollten Sie dieses Versäumnis tunlichst vermeiden. Wenn Sie das Verfallsdatum vergessen, machen sich nämlich einige Dinge selbständig. Nicht nur in Ihrem Kühlschrank, auch am Arbeitsplatz.
Warten Sie nicht darauf, dass Ihnen alles über den Kopf wächst
Die Visitenkarte des Rechtsanwaltes liegt seit drei Jahren in Ihrer Schreibtischschublade herum, und Sie haben sie nie benutzt. Das ist grundsätzlich ein gutes Zeichen, allerdings sollten Sie auch wissen, wann es an der Zeit ist, sich davon zu trennen. Wenn Sie nämlich alle Dinge zwanghaft sammeln, wachsen Sie Ihnen irgendwann über den Kopf. Damit das nicht passiert, ist es nötig, festzulegen, wann was entsorgt wird. Und zwar schriftlich.
Wenn Dokumente aus aktiven Verzeichnissen ins Archiv wandern, sollten alle mit einem “Verfallsdatum” versehen werden. Legen Sie am besten einen fixen Termin fest, der nicht nur für einen Hefter gilt, sondern für einen Großteil des Archivs. Das hört sich logisch an, wird aber leider in den wenigsten Fällen so gehandhabt. In manchen Archiven stehen mehrere Jahre alte Ordner, während wenige Monate alte Rechungen direkt entsorgt werden. Achten Sie auch darauf, dass sich die Länge des Aufenthalts im Archiv nach der Art des Dokuments richtet. Visitenkarten können logischerweise schneller weggeworfen werden als Rechnungen.
Beim Thema Sauberkeit sollten Sie nicht mit Haltbarkeitsdaten spielen
Als Archiv eignen sich im einfachsten Fall schon Stehregale. Die sind kostengünstig und sehr übersichtlich. So haben Sie immer im Blick, ob Dokumente kurz davor sind, sich selbständig zu machen. Sollten sich an Ihrem Arbeitsplatz hingegen Dinge verselbständigen, die die Sauberkeit gefährden, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
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18.März.2009
Ihr Arbeitsplatz verrät mehr über Sie, als Sie denken
Natürlich haben Sie die Fotos Ihrer Liebsten immer mit dabei. Im Portemonnaie direkt neben dem Personalausweis und selbstverständlich auch im Bilderrahmen auf Ihrem ordentlichen Schreibtisch. Was das über Sie als Person aussagt? Möglicherweise mehr als Sie dachten. Als Mitglied der Kategorie “Familienmensch” werden Sie nämlich als nicht sonderlich karriereorientiert eingestuft. Ihr Arbeitseifer lässt übrigens auch manchmal zu wünschen übrig - so ließe sich dieses Verhalten deuten. Vielleicht ein Grund, die Familienfotos beiseite zu räumen?
Ordnungsfanatiker oder Chaot - nehmen Sie Ihren Schreibtisch unter die Lupe
Ohne Fotos aber immer aufgeräumt gehört Ihr Schreibtisch zu einem “Ordnungsfanatiker”. Der arbeitet extrem strukturiert und effizient, tut sich allerdings schwer, wenn es um Aufgaben im Multitaskingbereich geht. Und obwohl er viele Hobbys hat und gerne reist, sagt man Ihm nach, dass es relativ unflexibel sei.
Sicherlich flexibler, dafür aber weniger effizient ist der “Spaßvogel”. Dieser Geselle sorgt für gute Laune im Büro, nimmt allerdings seine Arbeit nicht so ernst. Er erledigt das, was sein muss, mehr aber auch nicht. Auf seinem Schreibtisch von Möbilia finden sich allerlei Dinge, die eigentlich nichts mit dem Job zu tun haben. Es heißt, es soll Büroutensilien in besonders knalligen Farben bevorzugen.
In der Chefetage findet sich oft der “designverliebte Leiter”. Sein Schreibtisch ist vorbildlich aufgeräumt und besticht durch elegante und edle Ausstattung. Monitor, Tastatur, alles wirkt wie aus einem Guss. Diese Spezies legt sehr viel Wert auf Stil und ein gepflegtes Äußeres, das spiegelt auch sein Arbeitsplatz wider. Leider ist er auch in anderen Bereichen des Lebens relativ oberflächlich. Bleibt noch das „chaotische Genie”. Auf seinem Schreibtisch herrscht das blanke Chaos. Er ist zwangsläufig multitaskingfähig, gilt, was die Arbeit betrifft allerdings als unzuverlässig.
Welcher Typ Sie auch sind, Sauberkeit am Arbeitsplatz sollte eine Grundvoraussetzung sein
Der Chaot gilt jedoch als spontan in jeder Lebenslage. Wenn Sie allerdings in Ihrem Arbeitsbereich auf Verunreinigungen stoßen, sollten Sie genauso spontan reagieren wie der Chaot dies tun würde: Sie nehmen direkt Kontakt mit uns auf. Ansonsten sollten Sie sich kein Beispiel am Chaoten nehmen, sondern mithilfe unserer Tipps Ihren Arbeitsplatz sauber halten.
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6.März.2009
Der Kugelschreiber! Nichts gewöhnliches auf einem Schreibtisch, nur die Suche danach hatte etwas Nerven zehrendes an sich. Zwischen all den Projektblättern, Konzeptpapieren und Notizzetteln dauerte es doch etwas länger, bis Sie ihn gefunden hatten. Leider hat der Gesprächspartner am anderen Ende der Telefonleitung nicht so viel Verständnis für Ihr kreatives Chaos.
Individualität am Arbeitsplatz: Ja - Chaos: Nein
Dabei fühlen Sie sich eigentlich wohl an Ihrem Arbeitsplatz. Nun gut, über die Spongebob-Figur, die Ihre Tochter Ihnen geschenkt hat, lässt sich sicherlich streiten. Ebenso über das Platzdeckchen unter Ihrem Telefon. Aber Ihre Mutter wäre tieftraurig, wenn Sie wüsste, dass Sie es entfernt hätten. Ansonsten ist doch gegen die Papiertürme nichts zu sagen. Eigentlich eine tolle Sache, wenn Sie sich Ihren Arbeitsplatz so einrichten können, wie Sie das möchten. Vergessen Sie aber nicht: in erster Linie ist es eben Ihr Arbeitsplatz, nicht Ihr Hobbykeller.
Deshalb muss an erster Stelle immer die Funktionalität stehen. Wenn Sie einen Kunden vergraulen, nur weil Sie zu lange nach einem Stift suchen müssen, ist das kein gutes Zeichen. Dabei kann die Aufbewahrung von kleineren Bürogegenständen so einfach sein. Glauben Sie nicht? Dann nehmen Sie einfach ein leeres (Marmeladen-)Glas und verstauen Ihre Stift, Marker etc. darin. Der Deckel eignet sich im Übrigen hervorragend für Heftklammern. Auch sollten sich an Ihrem Arbeitsplatz nie mehr als zwei Projekte finden, die aktuell von Ihnen bearbeitet werden. Alle Aufgaben, die weniger als drei Minuten Zeit beanspruchen, sollten ohnehin gleich erledigt werden. Denn diese sind es in der Regel, die die Papiertürme am schnellsten wachsen lassen.
Mit wenigen Handgriffen lässt sich die Unordnungam Arbeitsplatz bändigen
Reservieren Sie für Gegenstände, die Sie häufig nutzen, einen Ablageplatz in Reichweite. Zum Beispiel die oberste Schreibtischschublade. Alle Dinge, die weniger wichtig sind, wandern in tiefere Schubladen. Oder besorgen Sie einen speziellen Behälter dafür. Funktionalität schließt eine gewisse Kreativität schließlich nicht aus. Was am Arbeitsplatz hingegen gar nichts zu suchen haben, sind Schmutz und Dreck. Sollten diese ungebetenen Gäste Sie dennoch überraschen, scheuen Sie sich nicht, mit uns in Kontakt zu treten.
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28.Februar.2009
Behalten Sie den Überblick und schaffen ein produktives Arbeitsumfeld
Sie erwarten einen wichtigen Kunden und Ihr Arbeitsplatz sieht aus wie das Spielzimmer Ihres Sprösslings? Dabei ist es ganz einfach, eine gewisse Ordnung auf und um den Schreibtisch herum zu halten, wenn man einige Dinge beachtet. Schließlich kann selbst der kreativste Kopf besser arbeiten, wenn er nicht alle zehn Minuten eine Fahndung nach seinen Materialien einleiten muss.
Ordnung ist das halbe Leben? Im Büro spielt sie zumindest eine wichtige Rolle
Die einfachste, und vermutlich deshalb am meisten unterschätzte Übung: genügend Aufbewahrungssysteme (z.B. Ordner, Hefter, Körbe) anschaffen und diese ausreichend beschriften. Das hört sich simpel an, wird aber in viel zu wenigen Büros tatsächlich so umgesetzt. Dort entstehen schneller Papierstapel als überflüssige Dokumente in den Papierkorb wandern. Ein großer Fehler, der im Übrigen fast überall begangen wird, hat mit mangelnder Zeit zu tun. Jeder hat bekanntermaßen zu wenig Zeit. Umso wichtiger ist es, eine Uhr nicht im direkten Blickfeld aufzustellen, weil Sie sonst nur gegen den tickenden Zeiger arbeiten - ein ungleiches Duell.
Auf einer einsamen Insel hingegen spielt die Zeit keine Rolle. Inseln sollten Sie auch auf Ihrem Schreibtisch anlegen, sogenannte “Themeninseln”. Das heißt, dass alle Gegenstände, die thematisch zusammengehören, auch zusammen stehen. Hefter, Locher und Tacker sind so eine Themeninsel, genauso wie Telefon, Notizblock und Stift beieinander liegen sollten. Achten Sie darauf, dass Sie als Rechshänder Ihr Telefon auch griffbereit auf Ihrer rechten Seite stehen haben, als Linkshänder entsprechend links.
“Themeninseln” sorgen für Übersicht und weniger verlorene Zeit
Produkte, Ordner, Mappen von derselben Firma und in denselben Farben sorgen im Übrigen für ein einheitliches Bild am Arbeitsplatz - und vermitteln Ordnung und eine klare Linie. Hilfreich dabei ist es auch, wenn Sie Ihre Aufbewahrungssysteme nie zu mehr als 80% füllen. Egal, ob es sich dabei um das virtuelle Postfach handelt oder den Rechnungsordner. Ein bis zum Rand vollgestopfter Ordner assoziiert Chaos und Unübersichtlichkeit.
Ein Gefühl, das am Arbeitsplatz genauso wenig zu suchen hat wie Schmutz und Dreck. Und sollten letztere sich doch einmal blicken lassen, wissen Sie ja, dass Sie sich vertrauensvoll an uns wenden können.
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20.Februar.2009
Der Zustand des Arbeitsplatzes zeigt sich besonders in der Arbeitseffizienz
Was könnte schöner sein, als sich zu Beginn eines Arbeitstages an einen Schreibtisch zu setzen, von dem aus Ihnen die Arbeit und der Dreck des letzten Tages förmlich entgegen springen. Genau: sich an seinen Arbeitsplatz zu begeben, in dem Wissen, dass dort alles sauber und aufgeräumt ist. Ein Faktor der sich besonders im Bereich Motivation zeigt. Wer will schließlich am Morgen als Erstes nach seiner Tastatur suchen müssen?
Auch Ihre Kunden profitieren von einem gepflegten Unternehmen
Ein unordentlicher bzw. verdreckter Arbeitsplatz hat allerdings auch Unkonzentriertheit und Stress zur Folge und lenkt von der Arbeit ab. Die Effizienz der verrichteten Arbeit sinkt um bis zu 50 Prozent, ein wirtschaftlicher Schaden des Unternehmens ist die unausweichliche Folge. Dabei ist es unwichtig, ob der Arbeitsplatz nun der eigene Schreibtisch oder der Ofen eines Bäckers ist. Sauberkeit und Ordnung sind Grundvoraussetzung für den Wohlfühlfaktor und damit auch für das Erbringen guter Leistungen.
Ein ordentlicher Arbeitsplatz sorgt nicht nur beim Mitarbeiter für Zufriedenheit, sondern vermittelt auch Ihren Kunden ein verantwortungsvolles und seriöses Bild des Unternehmens. Wer als Kunde solche Bedingungen nicht vorfindet, wird daraus auch schließen, dass er es mit einem unzuverlässigen Anbieter zu tun hat und wohl kaum dessen Angebot annehmen.
Wir bringen Sauberkeit und Ordnung zurück an den Arbeitsplatz, nicht nur in Ostwestfalen
Stellen Sie sich vor, Sie bzw. Ihre Angestellten verbringen jeden Tag mehr als zehn Minuten damit, nach Unterlagen zu suchen. Das wäre fast eine Stunde pro Woche - und summiert sich auf das Jahr betrachtet entsprechend. Dabei geht nicht nur wichtige Arbeitszeit verloren, sondern auch bares Geld. Eine Studie hat übrigens gezeigt, dass 70 Prozent der darin befragten Manager für Beförderungen einen Mitarbeiter mit ordentlichem Arbeitsplatz bevorzugen. Na, wenn das kein Anreiz ist.
Natürlich ist es nicht ganz so einfach, in einem großen Unternehmen für Ordnung und Sauberkeit zu sorgen, wie in den eigenen vier Wänden. Deshalb stehen wir Ihnen mit unserem Team motivierter Mitarbeiter stets zur Verfügung.
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